Как правильно оформить расходы НКО при оплате материалов по карте, привязанной к расчётному счёту?

Когда сотрудник некоммерческой организации (НКО) оплачивает материалы для мероприятий банковской картой, привязанной к расчётному счёту организации, важно корректно оформить бухгалтерский и налоговый учёт таких расходов.
Нужно ли оформлять авансовый отчёт?

Да, авансовый отчёт необходимо оформить, даже если оплата была произведена по карте, привязанной к расчётному счёту. Несмотря на то что средства фактически списываются напрямую со счёта НКО, сотрудник действует от своего имени, и его действия подлежат подотчёту. Авансовый отчёт — это основной документ, подтверждающий целевое и обоснованное расходование средств.
Хотя Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У требует заявления от подотчётного лица при выдаче наличных под отчёт, в случае с корпоративной картой подача отдельного заявления не предусмотрена. Положение ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П также не устанавливает такую обязанность. Однако для внутреннего контроля НКО может включить требование о подаче заявления в локальный документ — например, в Положение об использовании корпоративных карт.

Какие документы подтверждают расходы?
Для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учёте необходимо наличие:

• выписки банка с подтверждением транзакции;
• чеков (в т.ч. электронных);
• накладных или иных документов, подтверждающих приобретение материалов;
• утверждённого авансового отчёта, подписанного руководителем.

Целесообразно, чтобы в авансовом отчёте сотрудник указал:

• дату и место совершения расходов;
• цель использования средств (например, «закупка материалов для благотворительного мероприятия „Добрый Новый год“»);
• перечень приобретённых товаров и сумму.

Бухгалтерские проводки
Типовые проводки при таком порядке оплаты:

1. Д71 К51 — списаны средства с расчётного счёта при оплате по карте (отражение задолженности сотрудника перед организацией);
2. Д60 К71 — погашение задолженности перед поставщиком (если оплата была произведена напрямую поставщику);
3. Д10 К60 — приняты к учёту приобретённые материалы.

Если организация использует счёт 76 (расчёты с прочими дебиторами и кредиторами), возможно применение проводки Д76 К51 при списании средств, а затем Д10 К76 при принятии материалов — в зависимости от учётной политики.

Важные рекомендации

• Утвердите внутренний документ (например, Положение об использовании корпоративных банковских карт), в котором пропишите:
• порядок выдачи и использования карты;
• круг лиц, уполномоченных на её применение;
• сроки предоставления отчётности;
• ответственность за нецелевое использование средств.
• Убедитесь, что все расходы соответствуют уставным целям НКО и подтверждены сметой мероприятия — это особенно важно при взаимодействии с контролирующими органами.
• Храните все подтверждающие документы в течение минимум 5 лет — это требование Налогового кодекса РФ.

Такой подход обеспечит прозрачность финансовых операций, минимизирует риски при проверках и позволит беспроблемно учитывать расходы при налогообложении.