Учредители готовы предоставить транспорт для нужд, но хочется им компенсировать ГСМ. Каким образом мы можем это сделать? Машина используется для административно-хозяйственных нужд общественной организации и доставки курсантов к месту проведения занятий и мероприятий.

И все же по смыслу не очень понятна роль учредителя, чтобы мы могли говорить о компенсации. Например, если учредитель одновременно является и работником организации, то есть с ним заключен трудовой договор, в котором прописан и обоснован разъездной характер работ сотрудника. Также правила компенсации ГСМ работнику должны быть закреплены во внутренней документации НКО (локальном акте), а именно: как будет подтверждаться пробег авто в интересах организации (автомобиль ведь личный), как будет рассчитываться средний расход ГСМ, какие отчетные документы необходимо предоставлять работнику и иные существенные условия.
Пристальный вопрос к компенсациям возникает по основаниям: во-первых, обоснование целесообразности и документального подтверждения расхода, который признается целевым; во-вторых, компенсационные выплаты, производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного автомобиля работника в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 1 ст.217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора, а также страховыми взносами пп.2 п. 1 ст.422 НК РФ.
Если машиной управляет иной человек (водитель), то кто в этом случае будет получателем компенсации? Есть Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3−11/8304@, Письмо Минфина от 24.11.2021 г. № 03−04−06/94 831 и иные, в которых ведомством высказано мнение, что если авто управляется по доверенности, к выплате компенсации за его использование нельзя применить положения НК РФ об освобождении от обложения НДФЛ и страховыми взносами. При этом суды считают иначе: личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Если, например, в организации оформлен водитель и он управляет автомобилем учредителя по доверенности, компенсацию расходов на ГСМ можно предусмотреть в его трудовом договоре.
Также НКО может заключить договор аренды без экипажа (раз есть водитель) с учредителем и предусмотреть в договоре порядок несения расходов на ГСМ и иные, связанные с содержанием и обслуживанием автомобиля. Договор может быть возмездным (аренда) или безвозмездного пользования. Заключение такого договора потребует одобрения ревизионной комиссии или ревизора, так как может возникнуть конфликт интересов при условии что учредитель (в общественной организации ее член) одновременно является руководителем общественной организации.