Какие отчеты и документы могут быть приняты НКО для подтверждения целевого использования выданных получателю в качестве благотворительного пожертвования денежных средств? Какие являются обязательными?

Какие формы управленческой отчётности можно сформировать в программе 1С НКО? Существуют ли какие-то алгоритмы формирования статей затрат для последующего понятного анализа для руководителя?

С правовой точки зрения благотворительная НКО в обязательном порядке заключает договор благотворительной помощи с подопечным - физическим лицом, в котором прописываются все существенные условия договора, в том числе о предоставлении подтверждающих первичных отчетных документов о расходовании оказанной благ. помощи в денежной форме.

Требования к первичным учетным документам определены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Благотворительная программа обязательно включает в себя смету предполагаемых поступлений и планируемых расходов (включая оплату труда лиц, участвующих в реализации благотворительной программы).

Смету можно и нужно подстроить под деятельность своей благотворительной НКО, но с учетом допустимых законом условий, по налоговым льготам, например (прописываем основные поступления и расходы с учетом верных наименований согласно ч. 2 ст. 251, ст. 217 НК РФ), а также учитываем цели и виды деятельности благотворительной НКО (не выходим за их рамки).

И, конечно, смета поступлений и расходов благотворительной НКО, может быть выстроена и с учетом управленческого принципа, но самое главное с учетом бухгалтерско-правового принципа.

В ст. 582 ГК РФ, посвященной договорам пожертвования, отчет не предусмотрен. При этом пожертвование гражданину должно быть, а юридическому лицу может быть обусловлено жертвователем использованием пожертвования по определенному назначению (п.3 ст.582ГК РФ). Использование пожертвования не в соответствие с указанным жертвователем назначением дает право жертвователю требовать отмены пожертвования (п.5ст.582 ГК РФ). Для этого в договоре пожертвования и появляется пункт об отчете; таким отчетом жертвователь проинформировано том, что состоялось целевое использование пожертвования. Если мы говорим о договоре с подопечными организации - физическими лицами, форму отчета о расходовании оказанной благотворительной помощи в денежной форме можно утвердить в качестве приложения к договору; порядок предоставления прописать в договоре. Бланк будет включать обязательные реквизиты по ФСБУ27/2021«Документы и документооборот в бухгалтерском учете», его содержательная часть - например: статьи расходования средств, даты, суммы, реквизиты подтверждающих документов. Приложениями к отчету будут: чеки, квитанции банковских транзакций, проездные документы, акты изготовления индивидуальных средств реабилитации, накладные, выписки из больниц в случае лечения и т.д., исходя из целей благотворительной помощи.

Зачастую именно сложность в получении отчетов от подопечных приводит к тому, что благотворительные НКО оказывают благотворительную помощь своим подопечным, используя иные формы ее организации, чем прямое перечисление денежных средств по реквизитам благополучателя по договору.

Программа «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации» позволяет отражать регулярную деятельность, готовить и сдавать регламентированную отчетность НКО.

1С:НКО в базовой версии, фреш, как раз для НКО на УСН с ограниченным числом работником. Есть версии КОРП (многопользовательский режим) и ПРОФ - с расширенным функционалом, с возможностью доработки под свои задачи и цели. Стоимость последней значительно выше. При этом и возможностей больше, например, в версии ПРОФ добавлена возможность заполнить бюджет данными прошлого года - фактическими или плановыми.

Управленческий учет в НКО, по сути, имеет целью контролировать денежные потоки, отслеживать поступление и расходование средств, предотвращать или сокращать кассовые разрывы, а также анализировать отдельные статьи поступления и расходования денежных средств в разрезе требуемых уровней аналитики, например, с целью оптимизации расходов, оценки резервов и возможностей. Как таковых, управленческих форм отчетности в нашей версии программы нет. Но есть возможность создавать сметы по отдельным направлениям деятельности и контролировать их исполнение. Кроме того, можно использовать формы бухгалтерских отчетов (анализы счетов, универсальный отчет, шахматку расходов по целевым средствам и др.) для получения данных, необходимых для анализа.

Можно настроить субконто к счетам, детализируя необходимую аналитику, например,: получение целевого финансирования в разрезе оснований финансирования (гранты, пожертвования деньгами и имуществом, финансирование от учредителя и т.д.), контрагентов — юридических, физических лиц; настроить аналитику по счетам учета расходов —также по направлениям деятельности, детализируя статьи затрат так, как Вам нужно. Учет в программе можно организовать таким образом, чтобы, формируя те или иные бухгалтерские отчеты с необходимыми настройками, Вы фактически получали данные для управленческого анализа. Например: анализ счета 86.01 даст Вам объемы поступивших денежных средств - от кого, сколько жертвователей, соотношение объемов пожертвований юридических, физических лиц, площадок-операторов, сумма «среднего» пожертвования в разрезе источников и т.д. с целью понимания вектора работы фандрайзингового направления; анализ расходной части (счета 20, 26) в разрезе детальных статей на содержание организации, оплату труда АУП, по реализации целевых мероприятий и т.д. - контроль 20/80 для благотворительной организации и иные возможности для управленческой работы.

Какого-то единого алгоритма настройки статей затрат в программе нет, здесь опираемся на рекомендации методологов, решаемые в организации задачи, детализацию статей в смете и возможности программы. Полагаю, с программистом можно разработать внешние отчеты, не нарушая функциональность программы.

Также можно создать свои формы управленческого учета, куда на определенную дату вносить программные данные и накапливать материал для анализа.

И, конечно, работа в программе позволяет гораздо оперативнее отслеживать исполнение сметы доходов и расходов, вносить корректировки в случае необходимости, что тоже, по сути, является одной из задач управленческого учета.