Какие документы нужно оформить НКО для признания расходов по аренде машины с экипажем?

Предполагаем, что в рамках данного вопроса рассматривается договор аренды транспортного средства с экипажем, где арендодателем выступает физическое лицо (без специальных статусов). Специфика этой формы сотрудничества заключается в том, что физическое лицо (арендодатель) не только предоставляет арендатору – НКО свое транспортное средство (далее - ТС) во временное владение и пользование, но и оказывает своими силами услуги по управлению ТС и технической эксплуатации (ст. 632 Гражданского кодекса РФ). В связи с этим Минфин России предписывает разделять платеж по договору на две составляющие: плата за аренду ТС и плата за услуги по управлению и эксплуатации ТС (Письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780). Согласно ст. 633 Гражданского кодекса РФ договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.

Документальное оформление.

Договор: в тексте следует четко прописать существенные условия, разделив стоимость аренды ТС и стоимость услуг по управлению ТС.
Акт приема-передачи ТС: подтверждает факт перехода имущества во владение арендатора – НКО на период действия договора.
Акты выполненных работ (оказанных услуг): составляются с согласованной в договоре периодичностью для подтверждения фактического оказания услуг по управлению и эксплуатации ТС.
Путевой лист (или иной аналогичный документ): оформляется для подтверждения цели поездок, связи маршрута с уставной деятельностью некоммерческой организации, а также для обоснования расходов на ГСМ (ст. 636 ГК РФ), если по условиям договора эти расходы несет арендатор - НКО. В этом случае подтверждающими документами также являются чеки АЗС, соответствующие датам и маршрутам поездок.
Дополнительные документы: для подтверждения обоснованности расходов могут использоваться распоряжения / приказы о поездках, авансовые отчеты, бухгалтерские справки-расчеты и др.

Налогообложение и взносы.

НДФЛ: Арендатор – НКО признается налоговым агентом и обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ со всей суммы выплат по договору (как за аренду, так и за управление). Это доход от источников в РФ (ст. 208, 209, 210, 226 НК РФ).
Страховые взносы (пенсионное, медицинское и социальное страхование): с платы за пользование ТС взносы не начисляются, так как передача прав на имущество не является объектом обложения (п. 4 ст. 420 Налогового кодекса РФ). С платы за услуги по управлению и эксплуатации взносы начисляются в общем порядке (пп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ).

1. Взносы «на травматизм» (от несчастных случаев и профзаболеваний): начисляются с суммы оплаты услуг по управлению только в том случае, если соответствующая обязанность арендатора предусмотрена в договоре (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ). С арендной составляющей платежа данные взносы не начисляются.